Emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e precisar cancelá-la após o prazo legal de 24 horas pode gerar dúvidas para muitas empresas. O que fazer quando o cancelamento não ocorre dentro do prazo? Nesse caso, a emissão de uma Nota de Estorno é a solução adequada.
De acordo com o Ato COTEPE nº 33/2008 (DOU 01.10.2008), a NF-e não poderá ser cancelada após 24 horas, contadas a partir do momento em que foi concedida a Autorização de Uso da NF-e, desde que a mercadoria não tenha circulado ou o serviço não tenha sido prestado.
Neste artigo, explicaremos como você pode corrigir essa situação com a emissão da Nota de Estorno e manter a conformidade fiscal da sua empresa.
O Que Fazer Se Não Conseguir Cancelar a NF-e em 24 Horas?
Se a operação não foi realizada e o cancelamento não foi transmitido no prazo de 24 horas, a correção deve ser feita através da emissão de uma NF-e de estorno. Abaixo, explicamos as características dessa NF-e de ajuste e como emiti-la.
Características da NF-e de Estorno
• Finalidade de emissão (campo FinNFe): “3 – NF-e de ajuste”;
• Natureza da Operação (campo natOp): “999 – Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal”;
• Referência da chave de acesso da NF-e estornada (campo refNFe);
• Dados de produtos/serviços e valores equivalentes aos da NF-e estornada;
• CFOP inversos aos constantes na NF-e original;
• Justificativa do estorno nas Informações Adicionais de Interesse do Fisco (campo infAdFisco).
Essas características garantem que o procedimento fiscal seja devidamente registrado, evitando problemas com o Fisco.
Passo a Passo para Emitir a Nota de Estorno
Agora que você já conhece as características da NF-e de estorno, vamos detalhar o passo a passo de como emiti-la:
1. Acessar o Sistema de Emissão de Notas Fiscais
Entre no sistema contábil/fiscal onde a NF-e original foi emitida.
2. Selecionar “Nota Fiscal de Ajuste”
No menu de emissão de notas fiscais, opte por emitir uma Nota de Ajuste ou Nota de Estorno.
3. Preencher as Informações Básicas
• Natureza da operação: Insira “999 – Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal”;
• Finalidade da emissão: Escolha “3 – NF-e de ajuste”;
• Chave de acesso da nota original: Coloque a chave de acesso da NF-e que será estornada;
• Motivo do estorno: Escreva o motivo nas informações adicionais, explicando a razão para o estorno.
4. Repetir os Dados da Operação Original
• Itens e valores: Preencha com os mesmos itens e valores da NF-e original;
• CFOP inverso: Utilize os CFOPs inversos aos constantes na NF-e original.
5. Revisar e Emitir
Verifique se todas as informações estão corretas, assine digitalmente a nota com o certificado da empresa e emita a Nota de Estorno. Não esqueça de salvar o XML e o DANFE da nota.
Por Que Emitir a Nota de Estorno?
A emissão correta da Nota de Estorno oferece diversos benefícios:
• Cumprimento das obrigações fiscais: Mantém sua empresa em conformidade com o Fisco;
• Evita inconsistências: Corrige operações que não foram canceladas a tempo;
• Impedir o pagamento indevido de impostos: A Nota de Estorno anula a operação, evitando tributos indevidos;
• Atualização do estoque: Retorna os produtos ao estoque da empresa, mantendo o controle correto.
Prazo para Emissão da Nota Fiscal de Estorno
Embora a legislação de Santa Catarina não determine um prazo específico para a emissão da Nota Fiscal de Estorno, é essencial que essa prática seja realizada o mais breve possível após a constatação da necessidade de correção. Manter a coerência com as práticas fiscais e os processos internos da empresa é fundamental para evitar problemas de controle e inconsistências nos registros.
Ademais, é sempre indispensável seguir as orientações de um contador ou profissional especializado em contabilidade. Dessa forma, você garante que todos os procedimentos estejam de acordo com as normas vigentes, prevenindo complicações fiscais e evitando possíveis penalidades.
Manter essas práticas é essencial para evitar penalidades e complicações futuras.
________________________________________
Fontes:
• Ato COTEPE nº 33/2008 (DOU 01.10.2008).
• Perguntas e Respostas do CAF do Estado de Santa Catarina, pergunta 635.
________________________________________
Conclusão
A emissão correta da Nota de Estorno é essencial para evitar complicações fiscais e garantir a conformidade com as obrigações tributárias. Este guia prático serve como um auxílio valioso para o processo, mas é sempre importante verificar cada detalhe da emissão com o seu contador, garantindo que todos os procedimentos sejam seguidos de acordo com as normas fiscais vigentes. Dessa forma, sua empresa estará protegida de possíveis penalidades, evitará o pagamento indevido de impostos e manterá um controle preciso das operações e do estoque.
Material desenvolvido por Leovannya de Souza de Melo CRC/SC – 041334/O-1
